Informationspflichten nach Artt. 13, 14 DSGVO bei der Erhebung personenbezogener Daten direkt oder nicht direkt beim Betroffenen
DATEV-Programm – LODAS
Verantwortlicher / Vertreter
MB Steuerberatungsgesellschaft mbH
Kirchenstr. 9
21224 Rosengarten
Telefon:+49 4108 41830
E-Mail: kanzlei@mb-stb-rosengarten.de
Datenschutzbeauftragter
JF.Consulting GmbH
J. Feldt
Kantstraße 5
21391 Reppenstedt
Telefon: +49 4131 789688.6
E-Mail: datenschutz@jf-consulting-gmbh.com
Für den Verantwortlichen zuständige Aufsichtsbehörde
Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
Barbara Thiel
Prinzenstraße 5
30159 Hannover
Telefon: +49 511 1204500
E-Mail: poststelle@lfd.niedersachsen.de
Zwecke der Datenerhebung
Das Programm erhebt Zwecke für unterschiedliche Aufgaben. Getrennt wird hier nach der Wahrung und Durchführung gesetzlich vorgeschriebenen Aufgaben und individueller Aufgaben.
Zweck der Datenerhebung
Das Programm verfolgt mehrere Zwecke:
- Erstellung von Gehaltsabrechnungen
- Lohnsteuerberechnung
- Führung eines Lohnkontos
- Lohnsteuerbescheinigung
- Beitragszahlung SGB IV
- Ermittlung Gesamtsozialversicherungsbeitrag
- A1-Bescheinigungen
- DEÜV- Meldung
- Krankheitszeiten, Verwaltung, Berücksichtigung
- Ermittlung VWL
- Ermittlung Betriebliche Altersvorsorge
- Pfändungsinformationen, Verwaltung, Berücksichtigung
- Mutterschutzinformationen
- Jugendarbeitsschutz
- Ermittlung Sachbezüge
- Baulohnspezifika
- Kinderverwaltung
- Darlehnsangaben
- Versorgungswerk
- Heuerabrechnung
- Öffentlicher Dienst
- Kammerbeitragsabrechnungen (Bremen/Saarland
- Unfallversicherung
- Behinderung
Rechtsgrundlagen
Rechtsgrundlage (mit rechtlichen Grundlagen)
Die Daten werden auf folgenden Grundlagen erhoben:
- § 108 GewO
- § 31-34b EstG und §38-42g EstG
- §§ 4, 5 LStDV
- §§20 ff. SGB IV, §§ 28 a-i SGB IV
- §§ 8, 9 BVV§ 106 SGB IV
- § 22 DEÜV
- EntgFG
- 5. VermBG
- BetrAVG
- §§ 850-850i ZPO
- MuschG, JArbschG
- § 8 EStG
- § 102 SGB III
- § 616 BGB, § 45 SGB V, §§19 BBiG, § 20 SUrlV
- §§ 488 ff. BGB
- § 6 SGB VI
- Seearbeitsgesetz
- BAT / TVöD
- BremArbnKG, AK Gesetrz Saarland
- § 103 SGV IV, SGB VII
- Nachweisgesetz
Empfänger der Daten
Ihre personenbezogenen Daten werden für die zweckgebundene Verarbeitung durch weitere Empfänger verarbeitet werden.
Interne Empfänger
- Geschäftsführung/Steuerberater
- Mitarbeiter der Kanzlei
Externe Empfänger
- DATEV als Auftragsverarbeiter
- Finanzbehörden
- Sozialversicherungsträger
- Unfallversicherer
- Sozialkassen des Baugewerbes
- Bundesagentur für Arbeit
- Andere DATEV Programme (Personalmanagement/Reisekosten)
- Arbeitgeber, Arbeitnehmer
- Versicherungen
- Datenerstellung für steuerliche Außenprüfung/Weitergabe an den Prüfer
Datenweitergabe an ein Drittland / internationale Organisation
Das Unternehmen beabsichtigt nicht die Daten in ein Drittland (Länder außerhalb der EU, an internationale Organisationen) zu übermitteln.
In Hinblick auf die Verwendung von E-Mails ist jedoch nicht gewährleistet, dass aus technischen Gründen des E-Mail-Versands, die der Verantwortliche nicht zu vertreten hat, Daten in ein Drittland übermittelt werden können.
Angemessenheitsbeschluss
Ein Angemessenheitsbeschluss ist nicht erforderlich, da die Verarbeitung auf dem Gebiet des EWR bzw. in Europa erfolgt.
Angemessene Garantien
Der Nachweis angemessener Garantien ist nicht erforderlich, da die Verarbeitung auf dem Gebiet des EWR bzw. in Europa erfolgt.
Aufbewahrungszeitraum
Die erhobenen Daten werden zum Zwecke der Geschäftsaufzeichnung und Dokumentationspflichten entsprechend aufbewahrt und nach Ablauf folgender Fristen gelöscht.
- Stammdaten des Mandanten 4 Jahre nach Ende Kalenderjahr des Abrechnungsdatums
- Lohnsteuerdaten 10+4 Jahre nach Ende Kalenderjahr des Abrechnungsdatums
Ihre Rechte
Sie haben in Bezug auf die Datenverarbeitung folgende Rechte:
- Das Recht auf Auskunft, über die personenbezogenen Daten, die der Verantwortliche von Ihnen gespeichert hat.
- Das Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung, sofern keine anderen gesetzlichen Regelungen dem entgegenstehen.
- Das Recht, die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten mit Wirkung auf die Zukunft zu widerrufen. Hierfür muss die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a) DSGVO oder Art. 9 Abs. 2 lit. a) DSGVO beruhen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Zeitpunkt des Widerrufes wird dadurch nicht berührt.
- Das Recht auf Datenübertragbarkeit (Bereitstellung Ihrer Daten in einem technisch lesbaren Format).
- Das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.
Datenherkunft
- Die Daten werden von der Betroffenen Person selbst zur Verfügung gestellt.
- Übermittlung von anderen Institutionen im Rahmen des Rückmeldeverfahrens
- Import von anderen DATEV Programmen (Personalmanagement, Vorerfassung, Reisekosten)
- externe Partner (Zeitwirtschaftssysteme)
- bei digitaler Betriebsprüfung Übermittlung durch DRV
Verpflichtung zur Bereitstellung der Daten
Die Bereitstellung der Daten ist gesetzlich vorgeschrieben. Die betroffene Person ist verpflichtet diese Daten bereitzustellen.
Automatisierte Entscheidung / Profilbildung
Die erhobenen Daten werden nicht verwendet, um automatisierte Entscheidungen herbeizuführen, oder um Benutzerprofile zu erstellen.
Zweckerweiterung der Verarbeitung
Eine Zweckerweiterung/-änderung, d.h. eine andere Verarbeitung Ihrer Daten zu anderen als den hier angegebenen Zwecken ist nicht vorgesehen.
Erhobene Datenkategorien
Mandant
- Stamm-/Bewegungsdaten für die Lohnabrechnung (Identifikations- und Adressdaten, Zahlungsdaten, Bankverbindungsdaten, Finanzbuchhaltungsdaten)
- Gehaltsabrechnungsdaten von Beschäftigten
1.2 Beschäftigte, Familienangehörige, Geschäftspartner
Gehaltsabrechnungsdaten, Identifikations-/Adressdaten, Vertragsabrechnungsdaten und Zahlungsdaten, Vertragsstammdaten, Bankverbindungsdaten, Dokumente, in denen potenziell weitere personenbezogene Daten (auch besondere Kategorien) enthalten sein können.
Zusatzbemerkung
- Diese Daten stammen aus den Dokumenten 1001563/0903058 der DATEV eG.
- Auftragsverarbeiter der DATEV eG. finden sich im Dokument 1000192