Informationspflichten nach Artt. 13, 14 DSGVO bei der Erhebung personenbezogener Daten direkt oder nicht direkt beim Betroffenen

- Mandantendaten -

Verantwortlicher / Vertreter

MB Steuerberatungsgesllschaft mbH
Kirchenstraße 9
21224 Rosengarten
Telefon: +49 4108 41830
E-Mail: kanzlei@mb-stb-rosengarten.de

Datenschutzbeauftragter

JF.Consulting GmbH
Kantstr. 5
21391 Reppenstedt
Telefon: +49 4131 789688.6
E-Mail: datenschutz@jf-consulting-gmbh.com

Für den Verantwortlichen zuständige Aufsichtsbehörde

Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
Barbara Thiel    
Prinzenstraße 5    
30159 Hannover    
Telefon     +49 511 1204500
E-Mail    poststelle@lfd.niedersachsen.de

Zweck der Datenerhebung

Die Daten wurden direkt erhoben und dienen dem Zweck:

• geschäftliche Beziehungen zu knüpfen
• steuerberatende Tätigkeiten durchzuführen (Finanzbuchhaltung, Lohnbuchhaltung, Steuererklärungen)

Rechtsgrundlage

Die Daten werden auf folgenden Grundlagen erhoben:
-    Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO (Vertragserfüllung)
-    Art. 6 Abs. 1 lit. e) DSGVO (Wahrnehmung einer Aufgabe im öff. Interesse)
-    § 238 ff HGB
-    §§ 140, 141 AO
-    3 28p SGB IV
-    EStG und andere Steuergesetze

Datenerhebung durch berechtigtes Interesse

Sofern sich eine Datenverarbeitung auf berechtigtes Interesse stützt, erfolgt dies um innere Abläufe der Kanzlei effizient zu organisieren.

Empfänger der Daten

Interne Empfänger

Ihre personenbezogenen Daten werden für die zweckgebundene Verarbeitung intern in weiteren Abteilungen verarbeitet werden. Hier sind zunächst folgende Abteilungen zu nennen:

• Geschäftsführung
• Mitarbeiter der Kanzlei

Externe Empfänger

Im Rahmen der Verarbeitung von Kundenanliegen werden u.U. auch externe Empfänger diese Daten erhalten.

Dienstleister

•  Wirtschaftsprüfer
• Rechtsanwälte

Behörden

•  Finanzamt

• Aufsichtsbehörde
• Gericht
• andere Rechtsorgane

Datenweitergabe an ein Drittland / internationale Organisation

Das Unternehmen beabsichtigt nicht die Daten in ein Drittland (Länder außerhalb der EU, an internationale Organisationen) zu übermitteln.

Gerade in Hinblick auf die Verwendung von E-Mails ist jedoch nicht gewährleistet, dass aus technischen Gründen des E-Mail-Versands, die der Verantwortliche nicht zu vertreten hat, Daten in ein Drittland übermittelt werden können.

Angemessenheitsbeschluss

Ein Angemessenheitsbeschluss ist nicht erforderlich, da die Verarbeitung auf dem Gebiet des EWR bzw. in Europa erfolgt.

Angemessene Garantien

Der Nachweis angemessener Garantien ist nicht erforderlich, da die Verarbeitung auf dem Gebiet des EWR bzw. in Europa erfolgt.

Aufbewahrungszeitraum

Die erhobenen Daten werden zum Zwecke der Geschäftsaufzeichnung und Dokumentationspflichten entsprechend aufbewahrt und nach Ablauf folgender Fristen gelöscht.

• Buchungsbelege (z.B. Rechnungen, Quittungen, …), 10 Jahre (§ 257 HGB, § 147 AO)
• Bei Wegfall des oben genannten Zweckes sofort (Art. 17 Abs. 1 lit. a) DSGVO)
• Bei begründetem Widerspruch der Verarbeitung sofort (Art. 17 Abs. 1 lit. c) DSGVO)
• Nach 4 Jahren der letzten geschäftlichen Kommunikation.

Die oben genannten erhobenen Daten sind zu der Zweckerfüllung erforderlich und werden gemäß des Datenminimierungsprinzips erhoben. Es werden nur die zur Zweckerfüllung nötigen Daten erhoben und auf das notwendige Maß beschränkt gem. Art. 5 Abs. 1 lit. c) DSGVO.

Ihre Rechte

Sie haben in Bezug auf die Datenverarbeitung folgende Rechte:

• Das Recht auf Auskunft, über die personenbezogenen Daten, die der Verantwortliche von Ihnen gespeichert hat.  
  
• Das Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung, sofern keine anderen gesetzlichen Regelungen dem entgegenstehen.    
• Das Recht, die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten mit Wirkung auf die Zukunft zu widerrufen.
  Hierfür muss die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a) DSGVO oder Art. 9 Abs. 2 lit. a) DSGVO beruhen.
  Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Zeitpunkt des Widerrufes wird dadurch nicht berührt.     
• Das Recht auf Datenübertragbarkeit (Bereitstellung Ihrer Daten in einem technisch lesbaren Format).    
• Das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren.

Datenherkunft

• Die Daten werden von der Betroffenen Person selbst zur Verfügung gestellt.
• Daten können auch über Sozialversicherer (Krankenversicherungen, Agentur für Arbeit, …), Versicherer, Finanzinstitute übermittelt werden.

Verpflichtung zur Bereitstellung der Daten

Die Bereitstellung der Daten ist:

• gesetzlich vorgeschrieben
• vertraglich vorgeschrieben
• für einen Vertragsabschluss erforderlich

Die betroffene Person ist verpflichtet diese Daten bereitzustellen. Sofern die Bereitstellung nicht erfolgt, ist der Zweck der Verarbeitung nicht zu erfüllen.

Automatisierte Entscheidung / Profilbildung

Die erhobenen Daten werden nicht verwendet, um automatisierte Entscheidungen herbeizuführen, oder um Benutzerprofile zu erstellen.

Zweckerweiterung der Verarbeitung

Eine Zweckerweiterung/-änderung, d.h. eine andere Verarbeitung Ihrer Daten zu anderen als den hier angegebenen Zwecken ist nicht vorgesehen.

Erhobene Datenkategorien

Es werden folgende personenbezogenen Daten erhoben, bzw. werden von der betroffenen Person bereitgestellt.

Mandant - geschäftlich

• Firmenname, Rechtsform
• Straße, Hausnummer, PLZ, Ort
• Name, Vorname des Geschäftsführers
• Kontoverbindungen (IBAN, Kontoinhaber)
• Telefon (Festnetz mit Durchwahl), Telefon (mobil), E-Mail-Adresse
• Steuernummer
• Umsatzsteuer Identifikationsnummer
• Wirtschaftsidentifikations-Nummer
• Sozialversicherungsnummer (Lohnberechnung GF und angestellte)
• Behindertengrad (Lohnberechnung  GF und Angestellte)

• Daten der laufenden Geschäftsvorfälle

Mandant – privat

•  Vorname, Name, Straße, Hausnummer, PLZ, Ort,

• Kontoverbindungen (IBAN, Kontoinhaber)
• Telefon (Festnetz mit Durchwahl), Telefon (mobil), E-Mail-Adresse
•  Steuernummer / Steuer-Identifikationsnummer
• Sozialversicherungsnummer
• Daten aus denen sich auf die allgemeinen und besonderen Lebensumstände schließen lassen (Einkommen, Versicherungen, Ausgaben für Vorsorge, …)